چهلمين اجلاس مديران دبيرخانه هاي نظام اداري كشور با محوريت مديريت اسناد الكترونيك و همايش دولت الكترونيك و مدريت اسناد الكترونيكي با شعار" به سوی نظام اداری یکپارچه ، هوشمند و همراه" در ساختمان آرشيو ملي ايران برگزار شد.

در ابتداي اين نشست غلامرضا عزيزي، رئيس پژوهشكده اسناد سازمان اسناد و كتابخانه ملي ضمن خوشامدگويي به مهمانان گفت: اجلاس چهلم شعار "به سوی نظام اداری یکپارچه ، هوشمند و همراه" را برگزيده است. در ابتدا ما كارمان را با 40 عضو شروع كرديم اما اكنون بيش از 150 عضو داريم. از ديگر فعاليت هايي كه تاكنون انجام شده، انتشار چهار جلد كتاب در اين زمينه است.

رئيس پژوهشكده اسناد ضمن تشريح برنامه هاي اجلاس چهلم ادامه داد: به سوي استاندارد شدن گام برداشتيم و به سوي الكترونيكي شدن اسناد رفتيم و خوشبختانه به آن دست يافتيم و پيشرفت هايي خوبي هم داشتيم.

عزيزي در بخش ديگري از صحبت هايش گفت: كار ديگري كه ما در اين زمينه انجام داديم توليد استانداردهاي ملي بود كه تلاش كرديم اين حوزه را نيز فعال كنيم و به استانداردهايي هم رسيديم.

در ادامه رئیس سازمان اسناد و كتابخانه ملي طی سخناني گفت: قبل از هر چيز از دكتربانك و دكترمعظم زاده تشكر مي كنم كه از ابتداي كار بدون تشريفات و ملاحظات جاري با ما همكاري كردند.

دکتر صالحی امیری افزود: هنوز اراده ملي براي ساماندهي اسناد شكل نگرفته است. آنچه امروز هست شايسته نظام اسلامي نيست و دليل عمده و اصلي آن عدم آگاهي و عدم آشنايي با اين حوزه است. در نظام اداري؛ ما ارزش دبيرخانه را نمي دانيم و اين ظلم است. بدون دبيرخانه نمي توان شاهد پيشرفت بود. در اينجا عزيراني در حال كار كردن هستند كه ديده نمي شوند. اين ظلم فاحشي است. پيام اين اجلاس اين است عزيراني كه در دبيرخانه ها كار مي كنند ديده شود.

ایشان ادامه داد: در مركز اسناد، تمام سندهاي قاجار به نام اسناد سلطنتي قاجار فهرست نويسي شده است. در اين اسناد تمام كارهايي را پادشاهان و افراد انجام مي دادند با دقت و به طور كامل ثبت كردند. اما آيا امروز چنين چيزي هست؟ با اينكه ما امروز امكانات سخت افزاري و نرم افزاري داريم اما چنين سندهايي را در نداريم. ما براي بازخواني مدارك دهه 70 دچار مشكل هستيم، اسنادي كه در دهه 70 با نرم افزارهايي آن زمان ثبت شده امروز قابل بازيابي نيست.

وي ضمن اشاره به ارزش سند افزود: اسناد زيادي در حال از بين رفتن است و ما به بسياري از دستگاه ها اعلام كرديم كه مي توانند از آرشيو ملي استفاده كنند. امروز اين امكان هست كه اسناد فرستاده شود با دستگاه هاي پيشرفته ديجيتال شود و سپس يك نسخه ديجيتال به دستگاه مربوطه تحويل داده شود و اصل سند در آرشيو بماند و زماني كه به اصل آن نياز بود در دسترس قرار گيرد.

رئيس سازمان اسناد و كتابخانه ملي در پايان سخنانش گفت: بسترهاي سخت افزاري و نرم افزاري لازم براي يك اتفاق جديد فراهم شده و معاونت پژوهش، برنامه ريزي و فناوري سازمان ، پروژه " فهرست نويسي اسناد" را تعريف كرده است، پس لازم است نيروي انساني مناسب داشته باشيم كه هم بايد آموزش ببينند و هم انگيزش داشته باشند.

مرتضي بانك، معاون كل سرپرست نهاد رياست جمهوري در ابتداي سخنانش ضمن تشكر از رئيس سازمان اسناد و كتابخانه ملي بابت كارها و طرح هاي استراتژيك گفت: نكته اول اينجاست كه چرا ما نسبت به تحول مقاومت مي كنيم؟ موردي كه دركشور ما بيشتر از هر چيزي ديده مي شود مقاومت در برابر تغيير است. وي ادامه داد: به عنوان مثال طرح هاي بسياري درباره نحوه مديريت و مصرف آب ارائه مي شود اما با بي توجهي از كنار آنها مي گذريم. از علم و دانش روز استفاده مي كنيم ولي بايد به موقع تصميم درست را بگيريم. ما اين قدرت را داريم كه وضعيت موجود را اداره كنيم. برنامه ريزي بايد در لحظه سريع انجام شود ولي ما بيشتر در حال گذراندن شرايط روز هستيم.

معاون كل سرپرست نهاد رياست جمهوري تصريح كرد: در طرح سامانه سپاد كليه مكاتبات به صورت ماشيني و الكترونيكي از مبدا تا مقصد پيگيري مي شود. نمونه ديگري كه مي توان نام برد طرح پيشخوان دولت است كه بسياري از نامه ها از اين طربق ارسال مي شود و مراجعات غيرضروري مردم به دستگاه ها خيلي كم شده است.

وي در پايان سخنانش گفت: ما در نهاد رياست جمهوري به دنبال استفاده كمتر از كاغذ در مكاتبات اداري هستيم و به دنبال آن هستيم كه بتوانيم آن را به صفر برسانيم.

آخرين سخنران اين مراسم عبدالخلیل معظم‌زاده، معاون پشتیبانی و تحول اداری نهاد ریاست جمهوری در سخنان خود گفت : انسان مي تواند با تغيير در ذهنيت خود زندگيش را تغيير دهد. نظام اداري ما نياز به تحول دارد و همين تحول موجب توسعه خواهد شد. دولت الكترونيك هدفش كمك به مردم است.

وي ادامه داد: بايد ضعف ها و كمبود ها را در زمينه هاي مختلف پذيرفت. يكي از ابزارهاي مهم دولت الكترونيك اين است كه قابليت تحول دارد. دولت الكترونيك موجب بهبود نظام مكاتبات اداري در دستگاه ها مي شود . ضرورت اين كار استانداردسازي است

وي افزود: توانمندسازي از آرمان هاي دبيرخانه الكترونيك است، پس بايد نظام اداري الكترونيك را شناخت. صراحت، ايمن بودن و مشتري مداري از ويژگي هاي بارز آن است. پس چرا اعتماد كمتري وجود دارد. او در بخش ديگري از سخنان خود گفت: ضروري است كه به اين نكات توجه كنيم: تحول سيستم دبيرخانه ها ، ايجاد فهم مشترك از كارها ، جزيره مشترك تمام دستگاه ها.

معظم زاده با بيان اين نكته كه ملاحظات قانوني در روند دبرخانه الكترونيك وجود دارد گفت: در همين راستا نكته اي قابل تامل وجود دارد كه ملاحظات قانوني است و آنچه مد نظر ديوان محاسبات است وجود مكاتبات غيرضروريِ كاغذي است.

معاون پشتیبانی و تحول اداری نهاد ریاست جمهوری ضمن برشمردن رسالت و هدف دبيرخانه گفت: دبيرخانه مي تواند به شكلي غير محسوس نقش مديريت را پيگيري و ايفا كند. در حقيقت دبيرخانه گنجينه دستاوردهاي يك سازمان و پل ارتباطي آن با بيرون و درون است. پس لازم است كه با رويكردي مبتني بر سرعت بخشيدن به امور اداري با اعتماد سازي از اتلاف وقت هم جلوگيري كند و نكته آخر اين كه دبيرخانه الكترونيكي به سازمان ها اين اجازه را مي دهد كه تبادل اطلاعات كنند.

وي در پايان سخنانش ضمن تقديراز زحمات ملايجردي، مديركل دبيرخانه مركزي و رئيس مجمع مديران دبيرخانه هاي نظام اداري كشور گفت: طراحي سامانه سپاد (سامانه پيگيري و استعلام الكترونيكي دولت)، ايجاد مركز صدور امضاي ديجيتال و همچنين ثبت اسكن مدارك طبقه بندي شده از سال 1368 تا الان برخي از فعاليت هايي است كه در اين زمينه انجام شده است.

در پايان اين نشست، نمايشگاه تخصصي اتوماسيون هاي اداري و آرشيو رقمي با حضور صالحي اميري، رضا بانك، عبدالخلیل معظم‌زاده ، غلامرضا عزيزي، امين عارف نيا و جمعي از مديران افتتاح شد.